Versandkosten
Teil von Versandtarife Grundpreis Gewicht und Zuschläge verstehen und zuordnen
Versandkosten pro Sendung erfassen und Staffelpreise nutzen kalkulieren
Versandkosten kalkulieren: Gewichtsstaffel, Zuschläge, Versicherung und Abrechnungsgewicht getrennt erfassen und zu Kosten pro Sendung verdichten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Kalkuliert wird nicht der Paketpreis, sondern ein vollständiger Kostensatz pro Sendung.
- Grundpreis, Zuschlag, Versicherung und Steuerhinweis gehören in getrennte Spalten.
- Abrechnungsgewicht ist nicht automatisch das gewogene Gewicht.
- Grundlage sind die am Erfassungstag veröffentlichten Preislisten.
Warum der Preis pro Paket zu kurz greift
Der Preis pro Paket ist eine Stufe, kein Kostensatz. Die DHL-Preisliste für den deutschlandweiten Versand nennt Stufen von 4,19 Euro für Päckchen S bis 23,99 Euro für Paket 31,5 kg (Preisstufen im nationalen Versand). Wer nur diese Zahl in die Marge einträgt, übersieht alles, was darüber hinaus abgerechnet wird.
Preisstufen nationaler Versand
- 4,19 EuroPäckchen S
- 23,99 EuroPaket 31,5 kg
- 1 WertKostensatz pro Sendung
Kalkulationsziel ist deshalb ein Wert pro Sendung. Er entsteht aus dem für dieses Paket geltenden Grundpreis plus den gebuchten Leistungen. Erst dieser Wert lässt sich mit einem Angebot oder einer Verkaufsspanne vergleichen.
Preisliste als Datengrundlage richtig lesen
Jede Preisliste hat drei Dimensionen: Gewicht, Maß und Produkt. Die Staffel gilt je Sendung, nicht je Warenkorb. Ein Paket mit 12 kg kann nicht als 10-kg-Stufe frankiert werden, nur weil es knapp darüber liegt.
Maße wirken doppelt. Sie entscheiden über die Produktzuordnung, und sie können einen Zuschlag auslösen. Bei DHL Express greift ein Übermaßzuschlag unter anderem dann, wenn die längste Seite 100 cm oder die zweitlängste Seite 80 cm überschreitet (Übermaß und Übergewicht).
Notiert werden Gewicht, Maße und Erfassungsdatum. Ohne Datum ist keine Preisangabe später überprüfbar, denn Listen ändern sich.
Zuschläge getrennt erfassen statt einpreisen
Zuschläge sind keine Rundungsfehler. Die nationale DHL-Preisliste führt Nachnahme mit 8,99 Euro und Sperrgut mit 28,99 Euro als eigene Aufpreise (Zubuchbare Services national). Ein Sperrgutpaket kann damit teurer werden als die Stufe vermuten lässt.
Abrechnungsregeln schließen sich teils aus. Bei DHL Express wird bei Überschreitung von 70 kg frachtpflichtigem Gewicht nur der Übergewichtszuschlag berechnet, nicht zusätzlich der Übermaßzuschlag (Abgrenzung der Zuschläge). Solche Regeln gehören als Prüfschritt in den Rechenlauf, nicht in eine pauschale Aufschlagsquote.
Sonderzuschläge haben Laufzeiten. Für Time Definite Domestic nennt DHL Express einen Demand Zuschlag von 0,10 Euro pro Kilogramm für den Zeitraum 1. November bis 31. Dezember 2026 (Befristeter Demand Zuschlag). Befristete Positionen werden mit Von-und-bis-Datum geführt und nach Ablauf neu geprüft.
Abrechnungsgewicht und Steuerhinweis
Für die Frachtkosten gilt das höhere von Volumengewicht und Realgewicht (Volumengewicht beim Versand). Ein leichter, großer Karton kann daher teurer sein als ein schwerer, kleiner. Das Kalkulationsblatt nimmt beide Werte auf und überträgt den höheren in die Kostenspalte.
Der Steuerhinweis gehört in eine eigene Spalte, weil er den Vergleich verzerrt. Päckchen und Pakete bis 20 kg sind nach UStG umsatzsteuerfrei, sofern nichts Abweichendes angegeben ist. Bei bestimmten zubuchbaren Services erhöht sich das Porto um die gesetzliche Umsatzsteuer (Hinweise zur Umsatzsteuer).
Beispielrechnung für ein Kalkulationsblatt
Angenommen werden ein Paket bis 5 kg, keine Rolle, kein Sperrgut, keine Nachnahme und ein Zeitraum ohne befristeten Zuschlag. Die Werte stammen aus den oben verlinkten Listen und sind Beispiele, kein Angebot.
| Position | Ansatz | Beispielwert |
|---|---|---|
| Grundpreis 5 kg | Stufe bis 5 kg | 7,69 Euro |
| Abrechnungsgewicht | höherer Wert aus Real- und Volumengewicht | Realgewicht 3,2 kg |
| Zuschlag Fracht | kein befristeter Zuschlag im angenommenen Zeitraum | 0,00 Euro |
| Versicherung | 6,99 Euro bis 2.500 Euro Deckung | 6,99 Euro |
| Steuerhinweis | umsatzsteuerfreie Sendung | 0,00 Euro |
| Kostensatz pro Sendung | Summe | 14,68 Euro |
Für das angenommene Inlandspaket greift kein befristeter Zuschlag, deshalb bleibt diese Zeile bei 0,00 Euro. Würde für das gewählte Produkt ein befristeter Zuschlag gelten, wäre er je Kilogramm Abrechnungsgewicht als eigene Position zu ergänzen.
Prüfliste für jede Sendung
- Stufe nach Gewicht und Maß festlegen.
- Real- und Volumengewicht eintragen, den höheren Wert übernehmen.
- Jeden Zuschlag einzeln prüfen und Ausschlussregeln anwenden.
- Versicherung und Steuerhinweis in getrennte Spalten schreiben.
- Datum und Quellenstand neben den Kostensatz setzen.
Zur Einordnung der eigenen Werte hilft der Paketpreisvergleich der Bundesnetzagentur. Die Behörde veröffentlicht Berichte von November 2020 bis Dezember 2025 (Berichte der Bundesnetzagentur). Ein Vergleich mit diesen Berichten zeigt, ob die eigene Kalkulation im marktüblichen Rahmen liegt.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich die Kalkulation aktualisieren?
Immer wenn eine neue Preisliste oder ein befristeter Zuschlag greift. Das Erfassungsdatum im Blatt macht sichtbar, welche Werte noch gelten.
Reicht das gewogene Gewicht für die Kalkulation?
Nein. Für die Frachtkosten gilt das höhere von Volumengewicht und Realgewicht (Volumengewicht beim Versand). Beide Werte gehören in das Blatt.
Sind die genannten Preise Endpreise?
Die nationale DHL-Preisliste weist Päckchen und Pakete bis 20 kg als umsatzsteuerfrei aus und kennzeichnet Ausnahmen (Hinweise zur Umsatzsteuer). Maßgeblich ist der Stand der Liste zum Erfassungsdatum.
