Retouren prüfen und erstatten: Ablauf im Betrieb

Das Wichtigste auf einen Blick

Retouren prüfen heißtZahlungsmittel, Wareneingang oder Absendenachweis und Frist in einem Prüfblatt festhalten.
Zurückgezahlt wird auf dasselbe Zahlungsmittel; die Lieferzahlung gehört dazu, Zusatzkosten für eine schnellere Versandart nicht.
Im Verbrauchsgüterkauf darf die Rückzahlung bis zum Wareneingang oder Absendenachweis zurückgehalten werden.
In JTL-Wawi zeigt das Feld Wert die aktuelle Rechnungskorrektur; das Feld Korrekturbetrag ändert deren Höhe.
Ein betrieblicher Erstattungsdatensatz dokumentiert die Berechnung und die Transaktionsbelege.

Wareneingang und Abgleich mit den Retourenpositionen

Gleichen Sie Wareneingang und angemeldete Retourenmenge ab. In JTL-Wawi steuert das Feld Gutschreiben je Position deren Aufnahme in die Rechnungskorrektur. Der Positionsstatus beginnt mit Angemeldet. Die gesamte Retoure übernimmt den Status ihrer am wenigsten weit fortgeschrittenen Position; offene Positionen bleiben so erkennbar.

Retourenstatus aus Positionen

Wareneingang mit Retourenmenge abgleichen
Feld Gutschreiben je Position steuert Aufnahme
Positionsstatus beginnt mit Angemeldet
Retoure übernimmt Status der schwächsten Position
Offene Positionen bleiben erkennbar

Das Feld Tage seit Versand zählt ab dem erfassten Versanddatum. Dieser technische Zähler ersetzt keine rechtliche Fristprüfung anhand der Widerrufserklärung.

Rückzahlung über dasselbe Zahlungsmittel

Für die Rückzahlung muss der Unternehmer dasselbe Zahlungsmittel verwenden, das der Verbraucher bei der Zahlung verwendet hat. Etwas anderes gilt nur, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde und dem Verbraucher dadurch keine Kosten entstehen. Der Unternehmer muss auch etwaige Zahlungen des Verbrauchers für die Lieferung zurückgewähren. Das gilt nicht, soweit dem Verbraucher zusätzliche Kosten entstanden sind, weil er sich für eine andere Art der Lieferung als die vom Unternehmer angebotene günstigste Standardlieferung entschieden hat.

Rückzahlung auf dasselbe Zahlungsmittel

Wie hat der Verbraucher bezahlt?

Yes

Ja -> dasselbe Zahlungsmittel nutzen

Nein -> nur bei ausdrücklicher Vereinbarung ohne Kosten

Diese Regel stammt aus § 357 BGB. Praktisch bedeutet sie: Notieren Sie im Prüfblatt das konkrete Zahlungsmittel samt Endziffer oder Referenz. Wählen Sie nicht aus Bequemlichkeit einen Gutschein oder eine Banküberweisung, wenn per Kreditkarte bezahlt wurde.

14-Tage-Grenze und Zurückbehaltung im Verbrauchsgüterkauf

Die empfangenen Leistungen sind spätestens nach 14 Tagen zurückzugewähren. Bei einem Verbrauchsgüterkauf kann der Unternehmer die Rückzahlung verweigern, bis er die Waren zurückerhalten hat oder der Verbraucher den Nachweis erbracht hat, dass er die Waren abgesandt hat. Das gilt nicht, wenn der Unternehmer angeboten hat, die Waren abzuholen.

Erfassen Sie als betrieblichen Fristbeginn den Zugang der Widerrufserklärung beim Unternehmer gemäß § 355 BGB. Dokumentieren Sie getrennt den Nachweis, der eine Zurückbehaltung beendet, statt beide Ereignisse in einem Datumsfeld zu vermischen.

Rechnungskorrektur und Korrekturbetrag in der Warenwirtschaft

In JTL-Wawi zeigt das Feld Wert die aktuelle Höhe der Rechnungskorrektur. Das Feld Korrekturbetrag nimmt einen Betrag auf, der diese Korrektur ändert. Ein negativer Wert verringert die Korrektur rechnerisch, etwa für eine vertraglich zulässige Kostenbeteiligung. Ob eine solche Beteiligung rechtlich zulässig ist, ergibt sich aus den Vereinbarungen mit dem Kunden, nicht aus der Software.

Ein positiver Betrag erhöht die Korrektur. Die Checkbox Versandkosten erstatten übernimmt dagegen immer die in der Rechnung stehenden Versandkosten, also auch eine teurere Versandart als den Standardversand. Wollen Sie nur den Standardversand erstatten, tragen Sie ihn als Korrekturbetrag ein und lassen die Checkbox aus.

Die Beschreibung stammt aus der JTL-Herstellendokumentation zur Retoure. Im dortigen Beispiel wird die Rechnungskorrektur erst nach dem Retoureneingang erstellt; bei Aufträgen aus weiteren Verkaufskanälen kann zudem kein Korrekturbetrag eingegeben werden.

Erstattungsprüfblatt: Beispielzeilen für eine Retoure

Fiktives Arbeitsbeispiel: Alle Zahlen, Daten und Kennungen sind Annahmen.

Erstattungsprüfblatt: Beispielzeilen

Feld	Beschreibung	Beispielwert
Retouren-ID	Interne Nummer der Retoure	R-2001
Zahlungsmittel	Originales Zahlungsmittel aus dem Auftrag	Kreditkarte VISA, Endziffer 1234
Wareneingang oder Absendenachweis	Datum und Beleg für Ware oder Absendung	Absendung 06.05.2026, Sendungsnummer T123456789
Fristprüfung	Zugang Widerruf beim Unternehmen	03.05.2026; Nachweis am 06.05.2026 prüfen
Abholung angeboten	Ja/Nein aus dem Bestellvorgang	Nein

Retoure R-2001 gehört zu Rechnung RE-2026-001234. Es wird der gesamte Auftrag zurückgegeben. Artikel A: bestellt 1, retourniert 1, gutgeschrieben 1, Einzelpreis 29,90 EUR. Artikel B: bestellt 2, retourniert 2, gutgeschrieben 2, Einzelpreis 19,95 EUR. Der Warenbetrag ist 29,90 + 2 × 19,95 = 69,80 EUR.

Standardlieferung: 4,95 EUR; gewählte Premiumlieferung: 7,95 EUR. Die Erstattung beträgt 69,80 + 4,95 = 74,75 EUR; der Premiummehrpreis von 3,00 EUR bleibt ausgenommen. Ein vorgeschlagener Abzug von 1,50 EUR wird mangels belegtem Rechtsgrund nicht freigegeben. Freigabebetrag: 74,75 EUR auf dieselbe Karte.

Der Freigabevermerk hält Positionen, Betrag, Prüfer und Zahlungsreferenz fest. Nach Ausführung werden Erstattungs-ID und Buchungsdatum ergänzt. Ein zweiter Abgleich kontrolliert, ob Zahlungsbeleg und Rechnungskorrektur denselben Betrag zeigen.

Prüfschritte vor der Freigabe

Originale Zahlungsreferenz aus dem Auftrag in den Datensatz übernehmen.
Retourenpositionen mit Mengen und Preisen prüfen.
Standardversand von Zusatzkosten trennen.
Korrekturbetrag nur mit internem Kommentar und Rechtsgrund eintragen.
Rechnungskorrektur erst nach abgeschlossenem Eingang erstellen.

Häufige Fragen

Darf die Erstattung bis zum Wareneingang zurückgehalten werden?

Ja, im Verbrauchsgüterkauf, bis die Ware zurück ist oder der Verbraucher das Absenden nachweist. Nicht möglich ist das, wenn eine Abholung angeboten wurde.

Muss immer das ursprüngliche Zahlungsmittel genutzt werden?

Grundsätzlich ja. Eine andere Rückzahlung ist nur bei ausdrücklicher Vereinbarung zulässig, wenn dem Verbraucher keine Kosten entstehen.

Wie dokumentiere ich einen negativen Korrekturbetrag?

Der Korrekturbetrag in JTL-Wawi kann einen negativen Wert aufnehmen. Das senkt rechnerisch die Rechnungskorrektur. Erfassen Sie zusätzlich den rechtlichen Grund, etwa eine vertragliche Vereinbarung. Das Softwarefeld allein begründet keine Kundenforderung.