Paketversand
Teil von Retouren im Betrieb organisieren Pflichten Erstattung und Kosten
Retourenkosten berechnen und richtig einordnen
Retourenkosten berechnen: belegte Hinsendepreise, Rückgewährpflichten und Rückversandkosten trennen, Annahmen kennzeichnen, Kalkulationsblatt ausfüllen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Retoure kostet selten nur das Rückporto. Hinzu kommen Hinsendepreis, Rückgewähr der Lieferzahlung und eigene Bearbeitungsanteile.
- Belegte und geschätzte Zeilen gehören getrennt. Nur der belegte Block ist rechtlich und kaufmännisch belastbar.
- Das Kalkulationsblatt unten führt beide Blöcke zusammen und nennt für jede Zeile die Herkunft.
Block A: Was sich belegen lässt
Der erste belegbare Posten ist der Preis, den Sie für den Hinversand tatsächlich gezahlt haben. In der DHL-Preisübersicht national liegen die Preise für Päckchen und Paket zwischen 4,19 Euro für das Päckchen S und 23,99 Euro für das Paket bis 31,5 kg. Ein Paket bis 5 kg kostet 7,69 Euro, ein Paket bis 10 kg 10,49 Euro. Das Paket bis 2 kg kostet 6,19 Euro, nur online buchbar. Diese Endpreise gelten für Privatkunden, nicht als Geschäftskundentarif.
Wichtig für die Steuerzeile: Päckchen und Pakete bis 20 kg sind nach UStG umsatzsteuerfrei, soweit zu den einzelnen Preisangaben nichts Abweichendes angegeben ist. Bei Zubuchung bestimmter Services erhöht sich das Porto für Päckchen und Pakete bis 20 kg um die gesetzliche Umsatzsteuer.
Der Service Abholung kostet zusätzlich 3,00 Euro inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer, ab vier online frankierten Paketen pro Warenkorb entfällt dieser Betrag. Wer die Abholung regelmäßig nutzt, sollte den Zuschlag je Sendung in Block A mitführen, solange die Vier-Paket-Schwelle nicht erreicht ist.
Als Vergleichsgröße für die Betriebsausstattung eignen sich Softwarepreise, ausdrücklich als Nettoangabe. weclapp startet bei 39 Euro netto pro Nutzer und Monat für ERP Starter; das Paket ERP Handel liegt bei jährlicher Abrechnung bei 163 Euro und bei monatlicher Abrechnung bei 179 Euro netto pro Nutzer und Monat. Diese Sätze sind Herstellerangaben, keine geprüften Tests. Sie taugen nur als Kostenposition, wenn Ihre Software die Retourenabwicklung tatsächlich beschleunigt.
Block B: Was widerrufsrechtlich gilt
Bei einem wirksamen Widerruf muss der Unternehmer die empfangenen Leistungen spätestens nach 14 Tagen zurückgewähren. Zur Lieferzahlung gehört auch das Entgelt für die Hinsendung, sofern es sich um die günstigste Standardlieferung handelt. Hat der Kunde eine teurere Lieferart gewählt, tragen Sie den Differenzbetrag nicht.
Ein Teil der Rücksendekosten ist gesetzlich verteilt. Nach § 357 BGB trägt der Verbraucher die unmittelbaren Kosten der Rücksendung nur dann, wenn Sie ihn zuvor ordnungsgemäß nach Artikel 246a § 1 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EGBGB unterrichtet haben. Erklärt der Unternehmer die Kostenübernahme, trägt er sie. Ein Hinweis in den AGB erklärt also nicht automatisch, dass der Shop zahlt; umgekehrt kann eine freiwillige Übernahme die Kalkulation deutlich verschieben.
Ein oft übersehener Posten ist das Transportrisiko. Der Unternehmer trägt bei Widerruf die Gefahr der Rücksendung der Waren. Ein auf dem Rückweg verlorenes Paket belastet damit nicht den Kunden, sondern Ihre Kalkulation. Ein eigenes, klar als Annahme gekennzeichnetes Risikopolster je Rücksendung ist deshalb sinnvoll.
Kalkulationsblatt mit Herkunftsspalte
Das folgende Beispiel zeigt das Prinzip. Alle Annahmen stammen aus einem fiktiven Betrieb und sind keine Marktwerte. Die belegten Zeilen beruhen auf den oben genannten Quellen.
| Kostenzeile | Betrag | Herkunft |
|---|---|---|
| Hinsendepreis, Paket 5 kg | 7,69 EUR | veröffentlichte DHL-Preisübersicht |
| Rücksendekosten bei erklärter Übernahme | 7,69 EUR | Preisübersicht, § 357 BGB |
| Rückgewähr der Lieferzahlung | variabel | § 357 BGB, 14-Tage-Frist |
| Bearbeitung je Retoure | 4,50 EUR | Annahme des Betriebs |
| Verpackung und Etikett | 1,20 EUR | Annahme des Betriebs |
| Wertverlust | 0,00 EUR | Annahme des Betriebs |
Im Beispiel liegen die belegten Versandposten zusammen bei 15,38 Euro, die eigenen Annahmen bei 5,70 Euro, also zusammen 21,08 Euro. Die Rückgewähr der Lieferzahlung steht zusätzlich als Erlösminderung, nicht als Aufwand in der Zeile. Diese Trennung ist der eigentliche Zweck des Blattes: Belegte Beträge und Schätzungen dürfen nicht in einer Summe verschwinden.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit für die Rückzahlung?
Die empfangenen Leistungen sind spätestens nach 14 Tagen zurückzugewähren. Für den Unternehmer beginnt diese Frist mit dem Zugang der Widerrufserklärung, für den Verbraucher mit deren Abgabe. Der Unternehmer muss also ab Erhalt der Erklärung zahlen, nicht bereits mit dem Tag ihrer Abgabe.
Wer zahlt den Rückversand?
Das hängt von zwei Punkten ab: Haben Sie den Verbraucher nach Artikel 246a EGBGB unterrichtet? Wenn ja, trägt er die unmittelbaren Kosten. Und haben Sie die Übernahme erklärt? Dann zahlen Sie.
Sind die DHL-Preise Geschäftskundentarife?
Nein. Es handelt sich um die veröffentlichten Endpreise der nationalen Privatkunden-Preisübersicht. Vertragsstaffeln liegen nicht vor und dürfen hier nicht unterstellt werden.
Was gehört nicht in das Blatt?
Allgemeine Lagerkosten, Ertragsteuern und eine Umlage der Retourenkosten auf die Versandkosten. Diese Posten gehören in die Betriebsrechnung, nicht in die Einzelretoure.
